Para gestores de grandes empresas, a coleta e validação de dados de clientes representam um desafio crescente. De um lado, há uma pressão constante para manter os dados atualizados e em conformidade com normas regulatórias; de outro, a complexidade e o tempo necessários para realizar essas tarefas aumentam à medida que os volumes de dados se expandem.
Segundo um estudo da IBM, mais de 76% dos executivos brasileiros já dependem de dados operacionais para tomar decisões estratégicas, mas enfrentam dificuldades relacionadas à confiabilidade e integridade das informações. Isso significa que, em um cenário onde a precisão dos dados pode definir o sucesso ou fracasso das operações, as empresas precisam de processos de coleta e validação mais ágeis e eficazes.
Automatizar a coleta e validação de dados diretamente a partir de portais públicos é uma das soluções mais promissoras para lidar com esse volume massivo de informações. Além de otimizar a velocidade e consistência, a automação pode reduzir custos operacionais e liberar as equipes para tarefas de maior valor estratégico. Esse método se torna especialmente valioso em setores com alta regulação, como o financeiro e de transporte, em que dados imprecisos ou desatualizados podem representar grandes riscos de compliance. Por exemplo, ao automatizar a consulta ao Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), uma empresa pode garantir que seus parceiros e fornecedores estão em conformidade com as normas.
Neste artigo, exploraremos cinco passos práticos para simplificar o processo de coleta e validação de dados. Você verá como definir suas necessidades de dados, escolher as ferramentas adequadas e treinar sua equipe para operar esses sistemas com eficiência. Acompanhe e descubra como a automação pode transformar o gerenciamento de dados, proporcionando mais segurança e confiabilidade para suas operações.
Para implementar uma estratégia de coleta de dados eficaz, o primeiro passo é mapear detalhadamente as necessidades de dados da empresa. Isso envolve identificar quais informações são essenciais para operações e conformidade, permitindo uma coleta organizada e alinhada aos objetivos estratégicos.
Um mapeamento bem feito reduz custos e otimiza a capacidade de processamento de dados, evitando o acúmulo de informações desnecessárias que podem sobrecarregar sistemas e confundir análises.
No mapeamento, a diferenciação entre dados prioritários e secundários é crucial para focar em informações que realmente impactam as decisões e garantem conformidade. Entre os dados comumente prioritários estão:
Esses dados servem para processos de análise de crédito, verificação de conformidade e avaliação de riscos, áreas onde a precisão e confiabilidade das informações são vitais para evitar erros e infrações regulatórias.
Alinhamento com os Objetivos da Empresa
Mapear dados sem alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa pode resultar em custos desnecessários e dados obsoletos. Empresas em setores financeiros, por exemplo, devem priorizar dados relacionados ao histórico de crédito, registros de inadimplência e situação fiscal, que são essenciais para avaliar a saúde financeira de clientes e parceiros.
Por outro lado, indústrias ou empresas de segurança precisam acessar informações de antecedentes criminais e certidões negativas, dados essenciais para minimizar riscos e garantir conformidade com normativas específicas do setor.
Alinhar a coleta de dados aos objetivos empresariais permite que cada dado coletado atenda a um propósito claro, seja na otimização de processos internos ou no cumprimento de regulamentações, como a LGPD, que exige o tratamento ético e seguro das informações pessoais. Segundo especialistas, um mapeamento alinhado às necessidades regulatórias é o ponto de partida para a conformidade eficaz e segura.
Após o mapeamento dos dados essenciais, escolher uma plataforma adequada para a coleta automatizada de dados é fundamental para garantir uma integração eficiente e segura com portais públicos.
Esse sistema deve simplificar o acesso a APIs de fontes governamentais e regulatórias, ao mesmo tempo em que protege dados sensíveis. A seguir, discutimos critérios essenciais e funcionalidades que devem ser consideradas para selecionar a melhor plataforma de automação.
Para otimizar a coleta de dados públicos, a plataforma deve oferecer integração com diversas fontes, como Receita Federal, Detran e cartórios. A consulta a esses dados pode ser feita por meio de bots e crawlers, que devem ser capazes de interagir com diferentes APIs e integrações, facilitando a comunicação entre os sistemas externos e internos.
Um recurso importante para essa integração é o suporte a webhooks, que permite uma comunicação em tempo real com a plataforma, ideal para cenários em que a prontidão dos dados é essencial, como nas validações cadastrais.
Empresas que gerenciam um grande volume de dados devem escolher uma plataforma capaz de escalar horizontalmente e verticalmente para acompanhar o crescimento da demanda e a complexidade das integrações. Soluções que permitem adicionar mais capacidade conforme a empresa cresce são ideais para garantir que o sistema continue a operar eficientemente mesmo com um aumento no número de APIs/portais públicos acessados ou na quantidade de dados coletados.
Para maximizar a eficiência, a plataforma deve automatizar a coleta e atualização contínua ou, idealmente, em tempo real dos dados, mantendo-os sempre atuais e consistentes. Além disso, funções como controle de versões garantem que a equipe tenha acesso apenas às versões mais recentes, evitando problemas de retornos desatualizados ou “quebrados” nas APIs.
Esse recurso é especialmente útil quando fontes públicas alteram layouts ou parâmetros de suas certidões ou apresentação de dados, pois a plataforma se ajusta, garantindo que a coleta de dados continue ininterrupta.
Uma plataforma completa deve facilitar o gerenciamento do ciclo de vida das APIs, desde a criação até a desativação, se necessária, incluindo versionamento, ambiente de testes e documentação acessível para desenvolvedores. Isso facilita a implementação, manutenção e garante que as integrações permaneçam atualizadas e alinhadas com as mudanças e as necessidades da empresa.
A automação de tarefas repetitivas elimina o desgaste das operações manuais, liberando a equipe de atividades demoradas e suscetíveis a falhas. Esse método é especialmente relevante em áreas como validação cadastral, controle financeiro e monitoramento de compliance, onde o volume e a precisão dos dados são cruciais para a tomada de decisão.
Algumas das vantagens da automação:
Imagine um escritório de advocacia especializado em precatórios que precisa verificar periodicamente a situação financeira e cadastral de seus clientes ou beneficiários antes de iniciar um processo judicial ou formalizar acordos de recebimento. Em vez de realizar consultas manuais em portais da Receita Federal, tribunais, cartórios e bases de dados fiscais, o escritório pode automatizar essas verificações com uma plataforma de coleta de dados.
Essa plataforma automatizada consulta diariamente os portais públicos necessários, como tribunais e Receita Federal, e compara os dados mais recentes para garantir que apenas clientes com informações verificadas avancem nos processos. Com a automação, o escritório elimina o trabalho manual repetitivo, reduzindo o tempo gasto em cada verificação e minimizando a chance de erros humanos que poderiam comprometer a validade do processo. Esse método também aprimora a segurança e precisão na análise de dados, proporcionando uma base confiável para que os advogados tomem decisões rápidas e fundamentadas na execução de precatórios. Por último, e mais importante, permite um monitoramento ativo, resultando em engajamento proativo e oportuno com o cliente.
Validação e Atualização Contínua dos Dados
Dados desatualizados podem impactar a tomada de decisões e aumentar os riscos legais. Portanto, manter uma validação contínua dos dados é essencial, especialmente em setores regulados.
Práticas de Atualização Constante
Empresas que dependem de dados de clientes precisam implementar atualizações programadas para garantir que as informações permaneçam precisas. Automatizar a verificação de atualizações cadastrais diretamente nos portais públicos reduz os riscos de usar dados antigos.
Optar por uma empresa terceirizada para a coleta e atualização de dados pode simplificar significativamente o processo de conformidade. Empresas especializadas não apenas automatizam a coleta e validação, mas também monitoram continuamente as atualizações e ajustam os processos e fontes de acordo com novas exigências legais.
Essa parceria permite que sua empresa mantenha o foco em atividades estratégicas, enquanto a empresa terceirizada cuida de toda a infraestrutura e assegura a precisão e segurança dos dados, reduzindo o risco de sanções ou erros causados por regulamentações desatualizadas.
Para que uma empresa aproveite plenamente as vantagens da automação, é fundamental que a equipe esteja bem capacitada e que o desempenho das operações seja continuamente monitorado. Com o treinamento e monitoramento adequados, colaboradores não apenas entendem o funcionamento básico da automação, mas também desenvolvem habilidades para identificar e resolver problemas de integração e otimizar o uso das ferramentas.
O treinamento em automação deve incluir tanto as funcionalidades básicas quanto aspectos técnicos avançados, no caso do uso de APIs, como monitoramento de indicadores e resolução de problemas. Profissionais bem treinados são mais capazes de operar o sistema com eficiência, o que se reflete em maior produtividade e menor tempo de inatividade.
Estudos mostram que equipes que recebem treinamento especializado reportam menos erros e maior eficiência operacional. Além disso, capacitar os colaboradores para trabalhar com tais ferramentas e plataformas para sugerir manutenções preventivas e sinalizar atualizações ajuda a detectar falhas antes que se tornem críticas, reduzindo custos de reparo e interrupções nas operações.
Conclusão
Seguindo esses cinco passos, grandes empresas podem simplificar a coleta e validação de dados de clientes, otimizando a produtividade e reduzindo os custos operacionais. A automação não só libera recursos humanos para tarefas de maior valor, mas também aumenta a precisão e a segurança dos dados, fundamentais em um ambiente regulado.
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