No mundo atual, em que a informação é um dos ativos mais valiosos, a qualidade e a atualização das bases de dados se tornaram cruciais para o sucesso de empresas e organizações em diversos setores.
Manter as bases de dados atualizadas vai além de garantir que as informações de clientes, fornecedores e contrapartes estejam corretas no momento da consulta. Envolve também aspectos de segurança, conformidade regulatória e confiança dos clientes.
Uma pergunta simples, mas essencial, é: Qual foi a última atualização da base em que você consulta a Receita Federal?
Ao lidar com informações de CNPJ, fiscais ou legais, como aquelas fornecidas pela Receita Federal, a importância da atualização das bases de dados se torna evidente. Saber quando foi a última atualização da base de dados da Receita Federal é crucial para garantir a precisão e a confiabilidade das informações de contrapartes consultadas.
Por exemplo, se uma empresa está verificando a situação tributária de um fornecedor antes de fechar um contrato, é essencial que as informações consultadas sejam as mais recentes possíveis. Caso contrário, a empresa corre o risco de se envolver com um fornecedor que possui pendências fiscais ou legais desconhecidas, o que pode gerar problemas no futuro.
Além disso, a frequência das atualizações da base de dados da Receita Federal afeta diretamente a eficácia de processos como a detecção de fraudes e a prevenção de evasão fiscal. Com a evolução constante das práticas fraudulentas e das estratégias de evasão fiscal, é fundamental que as informações disponíveis sejam atualizadas regularmente, a fim de identificar e combater essas práticas de forma eficaz.
O enriquecimento de dados refere-se ao processo de aprimorar conjuntos de dados existentes com informações adicionais, proporcionando uma visão mais abrangente e precisa. Ele desempenha um papel crucial na análise de informações, permitindo aprimoramento e contextualização de conjuntos existentes. Normalmente, as empresas contratam serviços de bureau de dados para esse processo.
No entanto, a coleta e uso de informações sensíveis sem consentimento adequado podem resultar em violações da privacidade e sanções legais no âmbito da LGPD. Sendo assim, é essencial adotar práticas de enriquecimento de dados éticas e em conformidade com regulamentações para garantir a integridade e segurança das informações.
Por isso, ao contratar um bureau de dados é importante fazer a diligência e investigação sobre consentimento para a venda e a periodicidade das atualizações.
Já as consultas em tempo real, feitas por ferramentas como o Plexi, são feitas diretamente nos portais públicos oficiais consultando os dados abertos atualizados. Elas podem ser utilizadas para a validação, checagem ou monitoramento periódico de informações, inclusive emissão de certidões online. Sendo um processo fundamental para garantir o due diligence, background check e outros procedimentos de compliance.
Ao adotar consultas em tempo real, seja de forma manual ou usando ferramentas de automação, as organizações podem usufruir dos benefícios da análise de dados sem comprometer a integridade e a segurança dos dados pessoais, estando em consonância com as exigências legais em vigor.
Empresas de todos os setores devem adotar boas práticas de gerenciamento de dados, como a implementação de processos de revisão periódica e atualização das bases de dados, uso de ferramentas de automação para consultas em tempo real e o investimento em segurança cibernética para proteger as informações.
Manter bases de dados atualizadas é essencial para a sustentabilidade e o sucesso das empresas em um ambiente de negócios dinâmico e competitivo. Empresas que investem na atualização contínua de seus dados garantem não apenas a conformidade com a legislação, mas também oferecem uma experiência superior aos clientes, maximizam a eficiência operacional e mantêm uma vantagem competitiva no mercado.
Saiba mais sobre atualização de bases de dados e otimização do backoffice da sua empresa neste artigo!
1. Por que é tão importante manter as bases de dados de clientes e fornecedores atualizadas?
Manter as bases de dados atualizadas é crucial para garantir a precisão e a confiabilidade das informações utilizadas em processos de negócios. Dados atualizados permitem decisões informadas, reduzem riscos de fraudes, garantem conformidade regulatória e melhoram a experiência do cliente.
2. Como a atualização das bases de dados impacta a experiência do cliente?
Bases de dados atualizadas possibilitam uma comunicação mais personalizada e relevante, evitando erros em processos como entregas e faturamento. Isso resulta em uma experiência mais fluida e satisfatória para o cliente, aumentando a fidelização e a satisfação.
3. Quais são os riscos de não atualizar as bases de dados de clientes e fornecedores?
A falta de atualização pode levar a decisões equivocadas, fraudes, penalidades regulatórias, perda de clientes e desperdício de recursos. Informações desatualizadas podem comprometer a credibilidade dos relatórios e a eficiência operacional da empresa.
4. Como a atualização de dados de clientes e fornecedores oferece vantagem competitiva?
Empresas com dados atualizados conseguem tomar decisões estratégicas mais rapidamente, identificar tendências de mercado e adaptar-se às mudanças. Isso possibilita inovação em produtos e serviços e proporciona uma vantagem competitiva significativa.
5. Quais são as práticas recomendadas para manter bases de dados atualizadas?
É recomendável implementar processos de revisão periódica, usar ferramentas de automação para consultas em tempo real em portais oficiais, integrar dados de diversas fontes e adotar medidas robustas de cibersegurança para proteger as informações.
6. Como a atualização das bases de dados ajuda na conformidade regulatória?
Manter bases de dados atualizadas é essencial para garantir a conformidade com leis como a LGPD. Isso inclui a correção de dados pessoais, a preparação para auditorias e a manutenção da transparência e rastreabilidade das operações.
7. Qual a diferença entre enriquecimento de dados e consultas em tempo real?
O enriquecimento de dados envolve completar ou adicionar informações de bases de dados prontas, de forma imediata, a conjuntos de dados existentes para uma visão mais abrangente, enquanto as consultas em tempo real buscam informações atualizadas para validar e monitorar contrapartes a partir de fontes públicas oficiais. Ambos são essenciais para manter a integridade dos dados, mas têm finalidades diferentes.
8. Como a atualização contínua das bases de dados melhora a eficiência operacional?
Dados precisos são fundamentais para a automação eficiente de processos empresariais, como CRM e ERP, reduzindo erros, custos e retrabalho. Isso otimiza a alocação de recursos e melhora a produtividade da empresa.
9. Qual a relação entre a atualização de bases de dados e a cibersegurança?
Bases de dados atualizadas são menos vulneráveis a ataques cibernéticos, pois dados desatualizados podem conter brechas exploráveis por hackers. A manutenção contínua das bases de dados ajuda a mitigar riscos cibernéticos e proteger informações sensíveis.10. Como a atualização de dados contribui para a sustentabilidade e responsabilidade social?
Manter bases de dados atualizadas a partir de fontes oficiais reduz a necessidade de documentação física, promovendo práticas mais sustentáveis. Além disso, demonstra o compromisso da empresa com a ética, a transparência e a responsabilidade social.