Não é segredo que para ter sucesso no trabalho, principalmente se tratando do segmento financeiro, é preciso saber como administrar o tempo, aumentar a produtividade e entregar resultados. Uma boa gestão do próprio tempo não é difícil, mas exige disciplina e algumas técnicas que podem te ajudar.
A seguir vamos falar um pouco sobre a gestão do tempo e contar algumas dessas técnicas que ajudarão a aumentar a produtividade.
Foco e produtividade estão interligados. Quanto mais se consegue concentrar em uma atividade, mais qualidade e rendimento ela terá. Porém, hoje temos muitos estímulos e excessos com os quais nos acostumamos na vida contemporânea, tornando-se difícil cultivar essas habilidades.
Por outro lado, a falta de foco e concentração no segmento financeiro pode ter consequências negativas nas atividades e até na consecução de planejamentos a longo prazo.
Adotar algumas práticas diárias de administração do tempo aumentará sua produtividade. Gerir o tempo nada mais é do que adquirir controle sobre ele. Organizar e planejar as tarefas do dia a dia. Esse hábito apresenta inúmeras vantagens, dentre elas destacamos:
Gerenciar o tempo começa com organização e planejamento.
Um dos segredos para ter mais foco e produtividade no trabalho é estabelecer uma rotina que você seja capaz de levar a cabo. Identifique os recursos que favorecem sua concentração e produtividade e utilize-os a seu favor. Algumas medidas que funcionam para muitas pessoas nesse sentido são:
Porém, não cometa o erro de preencher os seus horários integralmente. Imprevistos sempre aparecem e deixar uma folga na agenda para lidar com possíveis transtornos deixa o seu planejamento mais efetivo.
Muitas coisas podem roubar nosso tempo, e-mail, redes sociais, bate-papo, dentre outros, é preciso separar um tempo específico para essas atividades e não ficar checando o tempo inteiro. Nesse mesmo sentido, a desorganização do ambiente de trabalho também custa tempo, o escritório deve ser funcional e as coisas necessárias devem ser fáceis de encontrar.
Identificar as atitudes de procrastinação e corrigi-las ajudará a ter mais tempo para focar no que realmente interessa.
A palavra-chave para aumentar a produtividade no segmento financeiro é planejamento. Verifique quanto tempo você tem disponível e quais tarefas têm para fazer. Estabeleça metas a curto e longo prazo. Identifique quanto tempo você gasta para cumprir cada atividade. Identifique também quais são suas dificuldades. A partir destes levantamentos você conseguirá se organizar.
Além de prever os horários para as atividades recorrentes, você deve planejar também as tarefas pontuais. Dessa maneira, esse planejamento ajudará a organizar o dia a dia conforme surjam atividades eventuais e imprevistos.
O retrabalho ocupa muito tempo. Para evitar que aconteçam erros, é importante se dedicar a uma tarefa por vez, ao focar no que está sendo feito você evita erros, consequentemente não precisará fazer uma atividade mais de uma vez.
Quando isso não for possível, uma boa estratégia é agrupar tarefas semelhantes. Assim, a tendência é que o seu ritmo de produtividade se mantenha mesmo trocando de tarefas constantemente.
Estudos indicam que a concentração diminui após 90 minutos realizando a mesma atividade. Por isso, parar também é importante. Dessa forma é possível recuperar a energia, descansar a cabeça e voltar com atenção máxima.
Nestes momentos aproveite para tomar um café ou uma água, esticar o corpo, respirar com calma, conversar. Estes períodos de descanso são tão importantes quanto o trabalho em si.
Existem muitas técnicas que ajudam a aumentar a produtividade no segmento financeiro. Uma das mais conhecidas é o método Pomodoro que propõe alternar o tempo de trabalho e de descanso com uma recorrência maior do que a maneira tradicional.
São 25 minutos de trabalho intercalados por 5 minutos de descanso durante 4 vezes e, posteriormente, realiza-se uma pausa mais longa, a sugestão é de 15 minutos. Você não precisa, necessariamente, seguir essa proposta à risca, pode adaptar um pouco para encaixar melhor na sua rotina.
A sua saúde também será um definidor da sua produtividade. Por isso, não esqueça de tomar água, se alimentar de forma adequada, fazer exercícios físicos e dormir o suficiente.
A tecnologia é a sua aliada, a automação de processos rotineiros e repetitivos vai te ajudar a aumentar a produtividade. Desta forma, você libera tempo para se concentrar em tarefas mais importantes, possibilitando fazer mais em menos tempo.
Você pode programar o envio de emails, fazer o preenchimento automático de planilhas, programar horários de foco no seu computador e celular, acessar sites e coletar informações ou, até mesmo, a contabilidade pode ser feita de forma automatizada.
Essas são algumas dicas que poderão te ajudar a ter mais foco e produtividade. Você pode adequá-las de acordo com a sua rotina. Para isto o autoconhecimento é fundamental, só assim você irá alcançar uma boa gestão de tempo. Ao eliminar a procrastinação e com o uso correto do tempo você irá perceber mudanças significativas na sua produtividade.
Temos mais dicas que vão te ajudar a aumentar a produtividade no segmento financeiro, descubra como fazer a validação cadastral de clientes com eficiência.