8 dicas para aumentar a produtividade no segmento financeiro

O segmento financeiro exige não apenas conhecimentos técnicos, mas também uma habilidade fundamental: saber administrar o tempo. Em um setor onde prazos apertados e decisões rápidas são a norma, a produtividade se torna um diferencial estratégico. No entanto, alcançar altos níveis de desempenho não é apenas uma questão de trabalhar mais, mas de trabalhar com foco e eficiência. A boa notícia é que existem técnicas simples e práticas que podem ajudar nesse processo.

Por outro lado, a rotina no setor financeiro é marcada por desafios constantes. A pressão por resultados, a sobrecarga de informações e a necessidade de atender múltiplas demandas podem facilmente levar ao estresse e à perda de produtividade. A falta de organização e planejamento pode gerar retrabalhos, atrasos e até comprometer decisões estratégicas. Para muitos profissionais, encontrar equilíbrio e eficiência parece uma meta distante.

Mas não precisa ser assim. Neste conteúdo, vamos explorar dicas práticas e ferramentas para ajudá-lo a melhorar a gestão do tempo, eliminar distrações e aumentar sua produtividade de forma sustentável. Continue a leitura e descubra como transformar sua rotina e alcançar melhores resultados no segmento financeiro!

1. Estabeleça Rituais de Trabalho

A criação de rituais de trabalho é fundamental para aprimorar o foco e a produtividade no ambiente profissional. Estabelecer uma rotina consistente permite que o cérebro se adapte a padrões específicos, facilitando a concentração e a eficiência nas tarefas diárias. Segundo um estudo publicado na Harvard Business Review, indivíduos que seguem rituais antes de iniciar atividades complexas apresentam desempenho superior e maior resiliência ao estresse.

Medidas Práticas para Implementar Rituais de Trabalho:

• Elabore Listas e Planejamentos: Manter listas de tarefas e cronogramas auxilia no acompanhamento das atividades e na organização do dia. Uma pesquisa da American Psychological Association indica que pessoas que utilizam listas de afazeres têm uma redução significativa na ansiedade e um aumento na produtividade.
• Reserve Tempo para Pausas e Respeite Intervalos: Incorporar intervalos regulares, como a pausa para o almoço, é essencial para manter a energia e a concentração. O método Pomodoro, que alterna períodos de trabalho com pequenas pausas, tem se mostrado eficaz na melhoria do foco e na prevenção da fadiga mental.
• Otimize o Ambiente de Trabalho: Transforme seu espaço de trabalho em um local que favoreça a concentração, minimizando distrações e organizando materiais de forma acessível. Um estudo da Princeton University Neuroscience Institute revelou que ambientes desorganizados podem sobrecarregar o cérebro, reduzindo a capacidade de foco e processamento de informações.
• Defina Prioridades Claras: Classifique as tarefas diárias em urgentes, importantes e circunstanciais para evitar a perda de prazos e garantir que as atividades cruciais sejam concluídas. A matriz de Eisenhower é uma ferramenta eficaz para essa categorização, auxiliando na tomada de decisões e na gestão do tempo.

É importante evitar o preenchimento completo da agenda, pois imprevistos são inevitáveis. Deixar espaços livres permite uma adaptação mais eficaz a situações inesperadas, tornando o planejamento mais realista e flexível. A National Institutes of Health destaca que a flexibilidade no planejamento reduz o estresse e melhora a capacidade de resposta a desafios imprevistos.

2. Identifique e Elimine os Ladrões de Tempo

No ambiente de trabalho contemporâneo, diversos fatores podem comprometer a produtividade, sendo os “ladrões de tempo” os principais vilões. Essas distrações, muitas vezes sutis, acumulam-se ao longo do dia, resultando em perda significativa de eficiência.

Principais Ladrões de Tempo:

• E-mails e Notificações Constantes: A verificação frequente de e-mails e notificações interrompe o fluxo de trabalho. Um estudo da University of California, Irvine revelou que, após uma interrupção, um funcionário leva em média 23 minutos para retomar a tarefa original.
• Redes Sociais e Bate-Papos Informais: O acesso contínuo às redes sociais e conversas não relacionadas ao trabalho podem consumir tempo precioso. Segundo pesquisa da McKinsey Global Institute, os funcionários gastam, em média, 1,8 horas por dia em atividades de redes sociais não relacionadas ao trabalho.
• Desorganização do Ambiente de Trabalho: Um espaço desordenado dificulta a localização de materiais e informações, aumentando o tempo gasto em tarefas simples. A Princeton University Neuroscience Institute constatou que ambientes desorganizados reduzem a capacidade de foco e processamento de informações.

3. Planejamento é Fundamental

No setor financeiro, onde decisões precisas e tempestivas são cruciais, o planejamento eficaz é a base para alcançar alta produtividade e eficiência. Uma abordagem estruturada permite não apenas a organização das tarefas diárias, mas também a antecipação de desafios e a alocação adequada de recursos.

Passos para um Planejamento Eficaz:

1. Avalie o Tempo Disponível e as Tarefas Pendentes: Comece identificando todas as atividades que precisam ser realizadas e o tempo disponível para cada uma. Ferramentas como o Time Tracking podem auxiliar no monitoramento do tempo gasto em cada tarefa, proporcionando uma visão clara de onde ajustes são necessários.
2. Estabeleça Metas de Curto e Longo Prazo: Defina objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART). Por exemplo, aumentar a eficiência do fechamento mensal em 20% nos próximos três meses. Segundo a Harvard Business Review, metas bem definidas aumentam significativamente a produtividade e o engajamento dos colaboradores.
3. Identifique Dificuldades e Pontos de Melhoria: Reconheça os obstáculos que podem estar impedindo o progresso, como falta de recursos, habilidades específicas ou processos ineficientes. A análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma ferramenta útil para essa avaliação.
4. Planeje Atividades Recorrentes e Tarefas Pontuais: Crie um cronograma que inclua tanto as atividades rotineiras quanto as eventuais. Utilize calendários digitais integrados com lembretes para garantir que nenhuma tarefa seja esquecida. A American Psychological Association destaca que o planejamento estruturado reduz o estresse e melhora o desempenho no trabalho.
5. Mantenha Flexibilidade para Imprevistos: Embora o planejamento seja essencial, é importante reservar tempo para lidar com situações inesperadas. A metodologia Agile, amplamente utilizada no desenvolvimento de software, enfatiza a importância da adaptabilidade e pode ser aplicada no contexto financeiro para gerenciar mudanças de forma eficiente.

4. Faça Uma Coisa de Cada Vez

Implementar essas práticas de planejamento não apenas otimiza o uso do tempo, mas também melhora a qualidade das entregas e a satisfação no trabalho. Ao adotar uma abordagem proativa e organizada, os profissionais do setor financeiro podem navegar com mais confiança pelos desafios diários e alcançar resultados superiores.

No mundo corporativo, a busca pela eficiência muitas vezes leva ao multitasking (realizar várias tarefas ao mesmo tempo). No entanto, essa prática, em vez de aumentar a produtividade, pode gerar mais erros e retrabalho, consumindo tempo valioso. Segundo um estudo da American Psychological Association, alternar entre tarefas pode reduzir a eficiência em até 40%, devido à sobrecarga cognitiva gerada pela troca constante de foco.

Os Riscos do Multitasking

• Aumento de Erros: A tentativa de realizar múltiplas atividades simultaneamente reduz a atenção dedicada a cada tarefa, aumentando as chances de erros que demandam correção.
• Menor Retenção de Informações: Estudos mostram que pessoas que alternam frequentemente entre tarefas têm dificuldade em reter informações, prejudicando a qualidade do trabalho.
• Maior Estresse: A sobrecarga mental gerada pelo multitasking pode levar a exaustão emocional e física, comprometendo a saúde no longo prazo.

Benefícios de Fazer Uma Coisa de Cada Vez

Focar em uma única tarefa por vez, também conhecido como single-tasking, melhora significativamente a produtividade e a qualidade do trabalho. Essa abordagem permite que o profissional dedique toda a sua atenção e energia à atividade em questão, completando-a com maior rapidez e precisão. Além disso:

• Reduz o Retrabalho: Menos erros significam menos tempo gasto corrigindo problemas.
• Aumenta a Criatividade: Com a mente menos sobrecarregada, há mais espaço para insights e soluções inovadoras.
• Garante Melhor Controle do Tempo: Ao concluir tarefas de forma sequencial, é mais fácil monitorar o progresso e ajustar prioridades.

Estratégia para Maximizar o Single-Tasking

Quando realizar uma única tarefa de cada vez não for viável, uma boa alternativa é agrupar tarefas semelhantes. Por exemplo:

• Processamento de E-mails: Reserve um bloco de tempo específico para verificar e responder mensagens, evitando interrupções constantes.
• Análise de Relatórios: Realize todas as análises necessárias de uma só vez, para manter a coerência no pensamento analítico.
• Planejamento de Reuniões: Programe e organize múltiplas reuniões consecutivamente, reduzindo o impacto da interrupção no fluxo de trabalho.

Essa estratégia, conhecida como batching, mantém o ritmo de produtividade e reduz o tempo gasto na readaptação após mudar de tarefa.

5. Faça Pausas Estratégicas

A manutenção de altos níveis de concentração e produtividade ao longo do dia de trabalho é um desafio comum para muitos profissionais. Estudos indicam que a capacidade de foco diminui significativamente após períodos prolongados de atividade contínua. Por exemplo, uma pesquisa publicada na Harvard Business Review revelou que a concentração tende a cair após 90 minutos de trabalho ininterrupto. Portanto, incorporar pausas estratégicas na rotina é essencial para revitalizar a mente e o corpo, permitindo um retorno às atividades com atenção renovada.

Benefícios das Pausas Regulares

• Recuperação de Energia: Pequenos intervalos ajudam a restaurar os níveis de energia, prevenindo a fadiga mental e física. Um estudo da American Psychological Association demonstrou que pausas curtas podem aumentar a produtividade e reduzir o estresse.
• Melhoria da Concentração: Interrupções programadas permitem que o cérebro descanse, resultando em melhor foco e desempenho nas tarefas subsequentes. 
• Promoção da Saúde Física: Levantar-se e movimentar-se durante as pausas melhora a circulação sanguínea e reduz os riscos associados ao sedentarismo, como dores musculares e problemas posturais. Médicos recomendam pausas regulares para alongamentos e se movimentar um pouco para manter a saúde física no ambiente de trabalho.

Incorporar essas pausas estratégicas na rotina diária não é apenas benéfico para a produtividade, mas também para o bem-estar geral. Ao reconhecer a importância desses intervalos, os profissionais podem manter um desempenho consistente e saudável ao longo do dia.

6. Use Métodos de Produtividade

A aplicação de métodos de produtividade é uma estratégia essencial para melhorar o desempenho no segmento financeiro. Com demandas intensas e prazos apertados, essas técnicas ajudam a organizar o trabalho, aumentar o foco e otimizar o uso do tempo. Diversos métodos estão disponíveis, e o ideal é encontrar aquele que melhor se adapta à sua rotina e necessidades.

1. Método Pomodoro:
   Este método sugere dividir o trabalho em blocos de tempo, geralmente 25 minutos de foco seguidos por 5 minutos de pausa, com pausas mais longas a cada quatro ciclos. Ele é ideal para quem precisa alternar entre tarefas repetitivas e momentos de descanso, ajudando a manter a concentração e a energia.
2. Matriz de Eisenhower:
   Baseado na priorização, essa técnica divide as tarefas em quatro quadrantes:
   • Urgente e importante (faça agora);
   • Não urgente, mas importante (planeje);
   • Urgente, mas não importante (delegue);
   • Nem urgente nem importante (elimine).
     É uma ferramenta valiosa para gestores financeiros que lidam com múltiplas responsabilidades.
3. Método Kanban:
   Utilizado para organizar o fluxo de trabalho, o Kanban emprega quadros (físicos ou digitais) que dividem as tarefas em colunas, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Ele é excelente para equipes, pois fornece uma visão clara do progresso de cada atividade. Ferramentas como Trello ou Asana são úteis para sua implementação.
4. Regra dos Dois Minutos:
   Popularizada por David Allen no livro Getting Things Done, essa regra incentiva a realização imediata de tarefas que podem ser concluídas em até dois minutos. Ela é ideal para eliminar pequenas pendências que, acumuladas, podem causar atrasos no trabalho.
5. Método Time Blocking:
   Essa técnica consiste em alocar blocos de tempo específicos no calendário para cada atividade. Por exemplo, reservar uma hora para revisar relatórios financeiros e 30 minutos para responder e-mails. Essa abordagem garante que todas as tarefas recebam a devida atenção sem sobreposições.

7. De Olho na Saúde

Manter a saúde em dia é tão importante quanto adotar técnicas de organização e planejamento para aumentar a produtividade. Um corpo e uma mente saudáveis são fundamentais para sustentar o foco, a energia e o desempenho no ambiente de trabalho, especialmente no segmento financeiro, onde decisões rápidas e precisas são rotina.

O Impacto da Saúde na Produtividade

• Hidratação e Alimentação:
  A desidratação, mesmo em níveis leves, pode reduzir a capacidade de concentração em até 25%, segundo estudos da Journal of Nutrition. Além disso, uma alimentação inadequada pode levar à fadiga, dificultando o raciocínio lógico e o desempenho. Opte por refeições balanceadas, ricas em proteínas, fibras e gorduras saudáveis, que mantêm a energia por mais tempo.
• Exercício Físico:
  Praticar atividades físicas regularmente melhora o fluxo sanguíneo para o cérebro, otimizando a memória e a concentração. De acordo com a Harvard Medical School, apenas 30 minutos de exercícios moderados, três vezes por semana, são suficientes para reduzir os níveis de estresse e melhorar a capacidade de resolução de problemas.
• Qualidade do Sono:
  Dormir bem é essencial para consolidar memórias e manter o foco. A National Sleep Foundation recomenda 7 a 9 horas de sono por noite para adultos. Privação de sono está associada à redução de até 30% no desempenho cognitivo, incluindo tomada de decisões e criatividade.

Dicas para Integrar Cuidados com a Saúde na Rotina

1. Hidrate-se Regularmente:
   Mantenha uma garrafa de água sempre à vista e estabeleça lembretes para beber durante o dia. Substitua refrigerantes e bebidas energéticas por opções mais saudáveis, como água com gás ou chás naturais.
2. Planeje Suas Refeições:
   Prepare lanches saudáveis para evitar opções menos nutritivas, como fast food. Frutas, nozes e iogurtes são excelentes para fornecer energia sem picos de glicose.
3. Pratique Exercícios na Medida do Possível:
   Mesmo em dias ocupados, tente incluir atividades físicas leves, como uma caminhada de 10 minutos ou alongamentos no local de trabalho. Pequenos intervalos ativos podem aumentar a produtividade.
4. Estabeleça uma Rotina de Sono:
   Evite dispositivos eletrônicos pelo menos uma hora antes de dormir, crie um ambiente propício ao descanso e procure manter horários consistentes para deitar-se e levantar-se.

Cuidar da saúde não é apenas uma questão de bem-estar, mas também de eficiência no trabalho. De acordo com um relatório da World Health Organization, empresas que promovem saúde entre seus colaboradores observam um aumento de até 25% na produtividade geral. Para profissionais que desejam maximizar seu desempenho, investir na saúde é um passo essencial.

No setor financeiro, onde a eficiência é essencial, a automação de processos rotineiros se tornou uma poderosa ferramenta para aumentar a produtividade. Com o avanço da tecnologia, é possível eliminar tarefas repetitivas, reduzindo erros e liberando mais tempo para atividades estratégicas.

Por Que Automatizar Processos?

• Aumento da Produtividade: Ao automatizar tarefas manuais, como envio de e-mails e preenchimento de planilhas, os profissionais podem focar em atividades de maior valor, como análises e tomadas de decisão. Segundo um estudo do McKinsey Global Institute, 60% de todas as ocupações possuem pelo menos 30% de atividades que podem ser automatizadas.
• Redução de Erros: Ferramentas automatizadas minimizam falhas humanas, especialmente em tarefas como cálculos contábeis e validação de dados.
• Economia de Tempo: Processos que normalmente demandariam horas podem ser realizados em minutos com o uso da tecnologia.

Exemplos de Automação no Dia a Dia

1. Envio de E-mails Programados: Ferramentas como Outlook e Gmail permitem configurar o envio automático de mensagens em horários específicos, ideal para lembretes ou comunicados recorrentes.
2. Preenchimento Automático de Planilhas: Softwares como Excel e Google Sheets possuem recursos que automatizam cálculos, gráficos e até importação de dados.
3. Gestão de Tarefas e Horários: Aplicativos como Trello e Google Calendar ajudam a programar lembretes e organizar blocos de tempo focados.
4. Acesso e Coleta de Informações: Plataformas de automação, como Zapier, conectam sistemas diferentes, permitindo que dados sejam integrados automaticamente entre aplicações.
5. Automação Contábil: Softwares como Conta Azul e QuickBooks realizam registros automáticos, emitem relatórios financeiros e até auxiliam na gestão de impostos.
6. Coleta Automatizada de Certidões: Ferramentas como o Plexi agilizam a consulta e emissão de certidões, acessando mais de 100 portais públicos em segundos, reduzindo erros e liberando tempo para tarefas estratégicas.

Conheça o Plexi: Automação de Consultas e Certidões para Empresas

A rotina de empresas no setor financeiro envolve diversas tarefas repetitivas e burocráticas, como consultas de dados e emissão de certidões em portais públicos. Essas atividades, embora essenciais, consomem tempo e recursos valiosos que poderiam ser destinados a atividades estratégicas. O Plexi surge como uma solução eficiente e inovadora para essas demandas.

O que é o Plexi?

O Plexi é uma plataforma de automação focada em otimizar a rotina de consulta de dados e emissão de certidões em empresas. Com ele, é possível acessar mais de 100 fontes de portais públicos em questão de segundos, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e repetitivas. Ele proporciona agilidade, precisão e eficiência, auxiliando diretamente nos processos de Gestão de Riscos.

Principais Vantagens do Plexi

1. Economia de Tempo: Com o Plexi, informações e certidões são obtidas em um tempo médio de 20 segundos¹, permitindo que sua equipe se concentre em atividades mais relevantes.
2. Redução de Custos Variáveis: A empresa não precisa se preocupar com gastos adicionais, como proxies, captchas ou desenvolvimento de tecnologia. Tudo é gerenciado pelo Plexi, garantindo previsibilidade nos custos mensais.
3. Escalabilidade: A plataforma possibilita a escalabilidade dos processos de consulta e validação, seja por meio de um portal intuitivo ou de integrações via API.
4. Manutenção e Atualizações Constantes: O Plexi se compromete com a manutenção e otimização contínua do sistema, garantindo que novas funcionalidades e fontes sejam incorporadas para atender às necessidades específicas do seu negócio.

Como o Plexi Aumenta a Produtividade no Setor Financeiro?

Automatizando a coleta de dados e certidões, o Plexi elimina a necessidade de tarefas manuais que podem consumir horas de trabalho. Por exemplo:

• Empresas que precisam validar informações cadastrais de clientes ou fornecedores conseguem realizar essas tarefas em segundos.
• Redução de erros humanos ao acessar portais públicos e preencher dados manualmente.
• Procedimentos relacionados à Gestão de Riscos se tornam mais ágeis e confiáveis, impactando diretamente a tomada de decisões.

Com a tecnologia do Plexi, o foco pode ser direcionado para ações estratégicas, enquanto a rotina burocrática é gerida de maneira automatizada e eficiente.

Previsibilidade e Confiabilidade

A utilização do Plexi também oferece um diferencial importante: previsibilidade. Ao contrário de soluções que geram custos variáveis, o Plexi garante valores fixos e acessíveis mensalmente, permitindo que sua empresa planeje melhor o orçamento. Com a responsabilidade tecnológica centralizada no Plexi, sua equipe fica livre de preocupações com atualizações ou problemas operacionais.

Se sua empresa busca eficiência operacional, redução de custos e maior controle sobre os processos de obtenção de informações, o Plexi é a solução ideal para transformar a rotina de consultas e validações.

Quer saber mais sobre como o Plexi pode ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe? Converse com um de nossos consultores.

RESUMO

Por onde começar para melhorar a produtividade de profissionais no setor financeiro?
Comece identificando suas principais distrações e adote técnicas simples, como planejamento diário e priorização de tarefas com ferramentas como a matriz de Eisenhower.

Por que as pausas estratégicas são essenciais?
Pausas regulares ajudam a evitar a fadiga mental, aumentam o foco e melhoram a qualidade do trabalho ao longo do dia.

Como o Plexi pode otimizar meu trabalho no setor financeiro?
O Plexi automatiza a consulta e emissão de certidões em mais de 100 portais públicos, economizando tempo e reduzindo erros em tarefas repetitivas.

É possível implementar várias estratégias de produtividade de uma vez?
Sim, mas o ideal é começar com uma ou duas mudanças, como organizar o ambiente de trabalho e adotar métodos de organização, para se adaptar gradualmente.

Qual a relação entre saúde e produtividade?
Uma boa saúde física e mental, com hidratação, alimentação adequada, exercícios e sono de qualidade, é essencial para manter foco e desempenho no trabalho.