O backoffice é o coração invisível das operações empresariais. É ali que ocorrem atividades essenciais, como validação de documentos, gestão de compliance, controle financeiro e análise de crédito, que garantem o funcionamento seguro e eficiente da organização. Embora essas tarefas sejam vitais, elas muitas vezes consomem tempo e recursos, devido ao volume de dados e à complexidade de verificações necessárias para evitar erros e manter a empresa em conformidade com normas regulatórias.
Nos últimos anos, a necessidade de processos mais rápidos e precisos tem crescido à medida que a quantidade de dados se expande e novas regulações surgem, como a LGPD, que exige cuidado extra no manuseio de informações pessoais. Entretanto, muitas empresas ainda gastam tempo com tarefas manuais repetitivas e enfrentam dificuldades pela falta de integração entre sistemas, o que leva a atrasos e retrabalhos.
A automação de processos administrativos surge como uma resposta eficaz a esses desafios, revolucionando o funcionamento do backoffice e liberando equipes para tarefas mais estratégicas. Quer saber como a automação pode transformar o seu backoffice e trazer mais eficiência para a sua operação? Continue a leitura e descubra!
A Importância da Automação no Backoffice
A automação não é apenas uma tendência, mas uma necessidade competitiva no cenário empresarial atual. Tecnologias como Inteligência Artificial (IA) e Robotic Process Automation (RPA) permitem que sistemas realizem de forma autônoma tarefas repetitivas e baseadas em regras, anteriormente executadas manualmente. Com isso, as empresas podem alocar seus colaboradores em atividades estratégicas e reduzir custos operacionais de maneira significativa.
Em operações de backoffice, a automação proporciona diversas vantagens:
- Agilidade nos Processos
A automação torna as tarefas mais rápidas, reduzindo o tempo necessário para consultas e validações. Processos que poderiam levar horas são concluídos em minutos, garantindo maior eficiência na execução das operações.
- Redução de Erros
A interferência humana em atividades repetitivas aumenta a chance de erros, como a inserção incorreta de dados. A automação minimiza esses riscos, garantindo maior precisão nas informações.
- Conformidade com Regulamentações (LGPD)
A adoção da automação também facilita o cumprimento de normas regulatórias, como a LGPD, ao evitar o armazenamento desnecessário de dados pessoais e garantir a transparência na sua utilização. A LGPD exige que empresas armazenem dados apenas pelo tempo necessário e assegurem a privacidade dos indivíduos. A automação pode ajudar a monitorar e gerenciar essas práticas de forma eficiente e segura.
- Aumento da Produtividade
Ao eliminar tarefas operacionais repetitivas, a automação permite que colaboradores se concentrem em atividades que demandam mais análise e criatividade, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo.
Como a Automação Oferece mais Conformidade e Segurança
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma série de responsabilidades para empresas que lidam com informações pessoais, exigindo maior controle e responsabilidade no tratamento desses dados. Em um cenário no qual as multas podem chegar a 2% do faturamento anual ou até R$ 50 milhões por infração, a conformidade se tornou uma prioridade estratégica.
A automação pode ajudar a garantir a conformidade de várias maneiras:
- Armazenamento mínimo e temporário de dados nos sistemas de terceiros: Sistemas automatizados permitem que informações sensíveis sejam mantidas apenas pelo tempo necessário com terceiros, minimizando riscos de exposição e garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação.
- Consulta de fontes oficiais e seguras: A automação facilita o acesso a dados atualizados e confiáveis, reduzindo o risco de utilizar informações incorretas que possam gerar problemas operacionais ou jurídicos.
- Transparência e rastreabilidade: Processos automatizados permitem que todas as ações sejam registradas e auditadas, facilitando o acompanhamento das operações e a detecção de eventuais falhas.
Com a automação alinhada às melhores práticas de proteção de dados, as empresas não apenas evitam sanções legais, mas também fortalecem a confiança de clientes e parceiros, melhorando sua reputação no mercado.
Conheça o Plexi
O Plexi é uma plataforma que integra dados de mais de 100 portais públicos em tempo real, proporcionando análises rápidas e precisas de documentos como CPF, CNPJ e informações veiculares. A plataforma é particularmente útil em processos que envolvem fechamento de negócios, análise de crédito e cobranças, eliminando a necessidade de buscas manuais demoradas.
Com o Plexi, os usuários podem:
- Consultar informações em tempo real: Basta alguns minutos para acessar e validar documentos essenciais.
- Garantir a conformidade com a LGPD: Como os dados são armazenados por apenas sete dias, o Plexi minimiza riscos relacionados à privacidade de dados.
- Evitar retrabalho: Como as informações são atualizadas diretamente de fontes oficiais, reduz-se a necessidade de reprocessar dados por erros ou desatualização.
Além disso, o Plexi contribui para a integração eficiente entre diferentes áreas da empresa, permitindo que todos os setores tenham acesso a informações precisas e em tempo hábil. Isso promove decisões mais ágeis e fundamentadas, especialmente em empresas que precisam lidar com múltiplos processos simultâneos.
Vantagens de Utilizar o Plexi no Dia a Dia
A adoção do Plexi oferece diversas vantagens estratégicas, que incluem:
- Aceleração dos processos internos: Ao centralizar e organizar dados de forma automatizada, o Plexi reduz significativamente o tempo necessário para realizar tarefas administrativas.
- Redução de custos: O sistema automatizado elimina a necessidade de consultas manuais, reduzindo a necessidade de alocar equipes para tarefas operacionais repetitivas.
- Diminuição de riscos jurídicos: A consulta a fontes oficiais garante que todas as informações estejam atualizadas e corretas, minimizando riscos de erros em processos críticos.
- Escalabilidade: Empresas de qualquer porte podem utilizar a plataforma, desde pequenos negócios até grandes corporações, ajustando as funcionalidades de acordo com suas necessidades.
O Plexi é uma solução inovadora que simplifica e otimiza o backoffice empresarial, proporcionando maior eficiência, precisão e conformidade. A automação de consultas e a integração de dados de fontes oficiais eliminam a necessidade de tarefas manuais e reduzem erros operacionais. Além disso, a plataforma contribui para que as empresas estejam em conformidade com a LGPD, minimizando riscos jurídicos e fortalecendo sua reputação no mercado.
Se você busca aumentar a eficiência e reduzir custos em sua empresa, conheça os planos do Plexi e descubra como essa plataforma pode transformar suas operações administrativas.
FAQ
- O Plexi armazena dados pessoais dos clientes? Não. As consultas realizadas no Plexi são mantidas disponíveis por apenas sete dias, garantindo a conformidade com a LGPD.
- Quais tipos de documento podem ser consultados no Plexi? O Plexi permite consultas de CPF, CNPJ, informações veiculares e outros dados de portais públicos.
- Como o Plexi ajuda a evitar erros operacionais? A plataforma consulta dados diretamente de fontes oficiais, eliminando o risco de usar informações desatualizadas ou incorretas.
- Empresas de pequeno porte podem usar o Plexi? Sim. O Plexi é escalável e atende empresas de todos os portes, desde pequenos negócios até grandes corporações.
- Como o Plexi contribui para a conformidade com a LGPD? Além de manter as informações apenas pelo tempo necessário, o Plexi garante que todos os dados consultados sejam feitos em conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
